Blog

Blog eksperta kadr i płac

Delegacje krajowe i zagraniczne - zmiany od 1 marca 2013 roku

Odpowiada: Renata Guza

Wprowadzono kilka istotnych zmian dotyczących rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych. Zmiany dotyczą m.in. wysokości diet, sposobu rozliczania kosztów wyżywienia i noclegów oraz wprowadzenia częściowej diety w czasie podróży krajowych. Ponadto doprecyzowano walutę rozliczenia podróży zagranicznych oraz możliwość wskazania więcej niż jednego państwa docelowego, w przypadku podróży zagranicznej do 2 lub więcej państw.

Długo oczekiwane zmiany przepisów, dotyczących podróży służbowych krajowych i zagranicznych weszły w życie z dniem 1 marca 2013 roku. Dotychczas kwestie rozliczania podróży służbowych były regulowane w dwóch rozporządzeniach, odrębnie dla podróży na terenie kraju oraz dla podróży poza granicami kraju. Obecnie obowiązuje jedno rozporządzenie, w którym są zawarte zasady rozliczania podróży służbowych, niezależnie od tego czy jest to podróż krajowa czy zagraniczna.

Istotną zmianą w przypadku delegacji krajowych jest zmiana wysokości diety oraz wysokości ryczałtów, które są obliczane na podstawie wysokości diety.

zmiany

do 28 lutego 2013

od 1 marca 2013

dieta

23 zł

30 zł

ryczałt za nocleg

34,50 zł

45 zł

ryczałt na jazdy lokalne

4,60 zł

6 zł

 

Nowością w rozliczaniu diet należnych za czas podróży krajowych, jest sposób zmniejszania diet, w zależności od rodzaju zapewnionych bezpłatnych posiłków. Podobny sposób pomniejszania diet funkcjonował dotychczas tylko w przypadku rozliczania diet za czas podróży zagranicznych.

Do 28 lutego 2013 roku, jeśli w czasie podróży krajowej pracownikowi zapewniono tylko jeden lub dwa posiłki, to nadal zachowywał prawo do pełnej diety. W praktyce często nie było możliwości zapewnienia pracownikowi pełnego wyżywienia, a jeśli pracownik miał zapewnione np. śniadanie i obiad, a kolację musiał sobie zorganizować we własnym zakresie, to należała mu się pełna dieta. W ocenie pracodawców, konieczność wypłacania diety w pełnej wysokości 23 zł, tylko za samą kolację, była niesprawiedliwa a stawka nieproporcjonalnie wysoka. Natomiast pracownicy zwracali uwagę na za niskie w ich ocenie stawki diet.         

Ważne! Dieta to nie rekompensata pełnych kosztów wyżywienia w trakcie podróży służbowej, a jedynie rekompensata zwiększonych kosztów wyżywienia.

Postulaty pracodawców zostały wysłuchane i wprowadzono zasady zmniejszania diet, o ilość zapewnionych posiłków. Dokonując rozliczenia delegacji należy sprawdzić, czy pracownik w czasie podróży służbowej miał zapewnione jakieś posiłki. Często w cenie noclegu jest zapewnione śniadanie. Oprócz tego pracownicy korzystają z posiłków, na które przedstawiają fakturę. Dlatego należy uświadomić pracownikom nowe zasady rozliczania delegacji i dopilnować, aby właściwie rozliczali delegacje.

Zgodnie z § 7 ust. 4 rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. określającego nowe zasady rozliczania delegacji, kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

Śniadanie:   25% diety

Obiad:           50% diety

Kolacja:        25% diety

 Nic nie stoi na przeszkodzie, aby  wypłacić pracownikom wyższe kwoty niż to wynika z rozporządzenia, ale nadwyżki ponad przysługujące diety będą dla pracowników przychodem.

Ważne! Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracowników są zwolnione ze składek ZUS i podatku, ale tylko do wysokości określonych w rozporządzeniu.

Aby uniknąć opodatkowania i oskładkowania zwróconych pracownikom kosztów delegacji, nie należy przekraczać limitów określonych w przepisach. Jeśli firma zdecyduje się zwrócić pracownikom koszty wyżywienia na podstawie przedstawionych faktur, a oprócz tego wypłaci pełne diety, to po stronie pracownika powstanie przychód. Przychód powstanie także w sytuacji wypłaty diet, wg wyższych stawek niż to wynika z przepisów.

Nowością we wprowadzonych przepisach jest ustalenie limitu zwrotu za nocleg, w przypadku przedstawienia przez pracownika rachunku za nocleg.

Zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. określającego nowe zasady rozliczania delegacji, za nocleg podczas służbowej podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie więcej niż za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.

UWAGA! Ustalono limit zwrotu za jedną dobę hotelową w wysokości 600 zł.

Zostawiono co prawda furtkę, w postaci zapisu, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu w wysokości przekraczającej limit. Jednak ze względu na to, że przepis jest nowy, nie wiemy jak będą ten zapis interpretować urzędy skarbowe i ZUS. Czy nie uznają, że zwrot kosztów noclegu ponad limit 600 zł będzie przychodem dla pracownika; kwestionując zasadność tak wysokiego kosztu noclegu?

podstawa prawna:

§  art. 77§ 3-5 Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.)

§  art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych a dnia 26 lipca 1991 r. (Dz. U. nr 80, poz. 350 z późn. zm.)

§  § 7 ust. 1-5, § 8 ust. 1, § 9 ust. 1, § 13 ust. 2  rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz.167)

§  § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia MPiPS z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161 poz. 1106 z późn. zm.)

Odpowiedzi udzieliła: Renata Guza

o nas

USŁUGI KADROWO-PŁACOWE

Funkcjonujemy na rynku od 1994 roku. Firma zarządzana jest przez osoby o najwyższych kwalifikacjach i bogatym doświadczeniu. Posiadamy uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i podatkowych oraz doradztwa podatkowego jako podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych wpisany na listę KRBR pod numerem 244.

marki grupy mac

USŁUGI KSIĘGOWE

MAC Accounting świadczy kompleksową obsługę księgową oraz nadzór i organizację działów księgowych klienta.

kontakt

skontaktuj się z nami

Blog

Umowa zlecenia ze stawką minimalną od 1 stycznia 2017 roku

Od kilku miesięcy jest głośno o tym, że od 2017 roku zostaje wprowadzona minimalna stawka godzinowa z umowy zlecenia. Jest to rewolucja w umowach zlecenia. Wiele zmian wprowadzanych od 1 stycznia 2017 roku, przybliża cywilnoprawną formę zatrudnienia do stosunku pracy. A w niektórych aspektach zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia, jest bardziej rygorystyczne od zatrudnienia na podstawie umowy o pracę.

Publikacje

Controlling kosztów i rachunkowość zarządcza

Zarządzanie organizacją w skomplikowanym otoczeniu biznesowym nie jest możliwe bez dostępu do odpowiedniej informacji. Stąd wzrost w ostatnich latach zainteresowania wykorzystaniem controllingu i rachunkowości zarządczej przez kadrę kierowniczą.

Kariera

poznaj nasze aktualne oferty pracy

Jeżeli chcesz dołączyć do naszego zespołu przeslij CV oraz list motywacyjny na adres:

rekrutacja@macauditor.pl

lub

Mac Auditor Sp. z o.o.

ul. Obrzeżna 5, VIII piętro

02-691 Warszawa

Materiały

Odwiedź nas

MAC AUDITOR SP. Z O.O.

Budynek Park Projects

ul. Obrzeżna 5, VIII piętro

02-691 Warszawa

Biuro

tel: +48 22 649 27 65

e-mail: macauditor@macauditor.pl